征用 to Purchase Order

申购是代表客户正式请求服务或产品的过程 你的部门. 征用s are reviewed 和 processed by 采购服务 和 合同服务.

提前计划

• 哪些产品/服务需要申请?

  • You will need to submit a requisition for:

    • 有条款和条件的产品/服务.
    • 合同, agreements, 和 MOUs requiring an 菠菜网lol正规平台 signature.
    • IT software (including freeware).
    • 在校园内提供的服务.
    • 定制化产品.
    • Furniture 和 fixtures [pdf].

     

    You should submit also a requisition if:

    • 您需要帮助确定产品/服务的供应商.
    • 您的购买请求不符合其他 付款方式.
• What do I Need to Attach?

  • 你可能需要在申请书内附上以下文件:

    • 报价/估计.
    • 工作范围[pdf], Proposal, MOU, or Unsigned Contract.
    • 软件技术征用影响评估表(TRIA.
    • Hospitality Form for 事件 [pdf].
    • 装置、家具及设备安装许可证申请[pdf].

     

    You might also want to provide:

    • Product description (e.g.(零件/型号、数量、品牌/制造商).
    • 供应商联系信息(如有).
• What Else Should I Consider?

  • You might want to consider:

    • 支持 Local 和 Small 业务es.
    • 请求保险 校园活动.

    You should also plan your timeline:

    • What is your desired delivery date?
    • 你们计划用2-8周的时间进行合同谈判和PO处理吗?
    • Have you planned for the onboarding of new suppliers, which requires additional processing time?
    • 您是否看过50K以上商品/服务的投标要求?
    • 你有没有考虑过 特殊的批准 that might be 要求? 

Submitting a 征用

Throughout the requisition process, the 战略采购-采购服务团队 将作为一个合作伙伴，帮助部门利用他们的采购 电力，利用系统范围的合同，遵守联邦和州的指导方针，并建立 relationships with new suppliers.

• How do I Submit a 征用?
  • Department submits a requisition through 罚球 在收到 培训. 一旦获得批准官员的批准，采购申请单就可以提供给采购部门 服务 Team for processing the next day.
    
    For detailed instructions, see 征用 教程.
• What Happens After I Submit a 征用?

  • 一旦申请单被提交并批准 罚球，分发给采购服务队. They will review the request, 确认价格和可用性，协商条款和条件(如需要)，以及 然后将申请单转换为采购订单(PO). The PO will be sent to the 供应商，并在双方同意条款和条件时定稿.

    重要的是: 在PO最终确定之前，部门不应该向供应商下订单.

• What are my Department's Responsibilities?

  • • Do not sign any contracts on 菠菜网lol正规平台’s behalf. 看到 Authority to Contract Policy.

    • 检查 促使付款 Guidelines 看看这是否是正确的采购选择.

    • Enter the 征用 in 罚球.

    • 在适当的时候提供报价/备份文件.

    • 对于不属于罚球的新供应商，您必须从以下选项中选择一个 in the 征用 as a Supplier:

      - Supplier NEW (ID 000004233)
      - Supplier TO BID (ID 0000043480)
      - Supplier NO $ VALUE (ID 0000043479)

    • 有关上述供应商的更多信息，请参见 New Supplier Request Process.
• 我可否向同一供应商多次采购?

  • 当您想要使用一个供应商时，我们可以设置一揽子采购订单(BPO) 在规定的范围、期限内对商品或服务提出多项要求的 within the same fiscal year.
    
    BPO上要求的金额应该反映你整个财政年度的需求. 如果你不确定请求的金额，研究费用或回顾你以前的 购买历史. The amount should include shipping 和 tax. 业务流程外包不得超过 $49,999.

    请参阅 毯子订单 for detailed information.

• When are Solicitations Required?

  • 当申请量超过一定金额时，我们作为犯罪现场调查组有责任 校园考虑来自其他供应商的邀请并参与竞争 投标. 与不同类型的采购请求相关的要求见下文。 按金额计算.

• 招标投标限额和要求是什么?

  • 投标限价门槛由申请和商品的金额决定 类型.

    请参阅 bid limit thresholds 和 requirements 了解您的采购的处理时间和投标要求 请求.

• 有办法加快招标过程吗

  • 通过利用 SB/DVBE选项[pdf]，部门可绕过招标程序购买价值介乎两者之间的货品/服务/资讯科技 $5,000.01美元和249999美元.99元(如属公共工程合约，最高可获罚款33.3万元) 至少两家此类企业的报价.

Issuing a Purchase Order

在采购服务团队与供应商完成申请后，他们 是否会向供应商和部门联系人发出采购订单. 这个部门 然后可以要求履行他们的商品/服务吗.

当PO发出时，我们的财务系统也会预留总金额 PO作为预算目的的“负担”. You can make a payment against the 如果发票金额等于或少于产权负担，则为PO. 学习如何 run financial reports, please see our Training 和 Tutorials.

重要的是: 在PO发出之前，不应支付货物/服务.

• What Happens after the PO is Issued?

  • 一旦PO完成，部门和供应商会收到一份PO的复印件.

    这个部门 is responsible for:

    • 跟踪供应商，确认交货时间和状态
    • 验证发票提交给付款服务
    • 确保所有文档都引用了订单号
    • 收到货物或批准付款时，及时响应付款服务 要求.

    
    The supplier is responsible for:

    • 按照订单的要求完成订单
    • Submitting an invoice for payment
• 如果我的订单有问题，我应该联系谁?

  • 本部门应与供应商合作解决其订单中的任何问题. 这包括:

    • 货物损坏
    • 丢失的物品
    • 返回产品
• How Do I 支付 the Supplier?

  • 在您收到产品/服务后，供应商或部门将需要 to 提交发票 支付服务.
    
    如果发票金额等于或，则只能根据PO处理付款 less than the encumbrance amount.

• How Do I Make Changes to or Close a PO?

  • 当PO的余额为0美元时，它应该自动关闭. 如果你需要 要增加、减少或关闭PO，请参见 改变订单 页面.
    
    We recommend that departments 审查他们的Open POs [pdf] 在财政年度结束前关闭，如果订单已经完成.

额外的指导方针

根据所采购的商品或服务，提供补充文件 和/或指导可能适用于您的申请. 请参阅 表格及资源.